A organização de eventos tornou-se uma área de estudo essencial, por se tratar de um setor muito explorado nos últimos anos. Além disso, com o passar do tempo as regras, protocolos e conhecimentos básicos para organizar um evento também mudam. Por isso é necessário atualizar os conhecimentos. Se quiser conhecer novas técnicas, propostas e estratégias para poder realizar um evento perfeito, continue a ler. Também se quiser, pode-se especializar com o nosso Mestrado Internacional em Organização de Eventos + Mestrado Internacional em Wedding Planner.
Tabela de conteúdos
O que é a organização de eventos?
O termo organização de eventos engloba os processos de conexão, planeamento e produção de eventos, como podem ser cerimónias, festas, convenções, congressos, festivais ou outros. Cada evento tem uma finalidade diferente, por isso uma boa organização é imprescindível.
Qual deve ser o perfil desse profissional?
- Organização, para atender as responsabilidades básicas do organizador de eventos e gerir todas as atividades com excelência.
- Flexibilidade, já que não sempre as coisas saem como temos planado. Os Imprevistos podem surgir, mais não pode deixar que prejudiquem o seu caminho.
- Comunicação, pois é responsável de gerir todos os fornecedores, patrocinadores e clientes em simultâneo. Uma excelente comunicação será crucial na hora de negociar e fechar contratos.
- Liderança, pois trabalhara sempre em conjunto com outras pessoas. Assim, a escuta ativa, a mediação de conflitos, e o controle emocional são habilidades imprescindíveis deste perfil profissional.
- Criatividade, pois é essencial nesta profissão.
Principais passos para uma boa organização de eventos
1. Estabeleça objetivos e metas
Para isso é fundamental compreender que o planeamento começa com muita antecedência ao evento, mais é determinante para que no dia que seja, as coisas aconteçam como se idealizaram.
2. Cuide dos fornecedores
Lembre-se que o evento só vai acontecer se os fornecedores contratados cumprem com a entrega do seu produto ou serviço nas condições e prazo acordado. Por isso, é imprescindível investir tempo na busca dos melhores fornecedores para eliminar os possíveis imprevistos.
3. Planeie e organize-se bem
Quem lida com eventos diariamente na sua vida, precisa saber como organizar um evento sempre e quando seja necessário. As vezes, pode significar organizar um evento em poucas horas. Por isso, nada melhor do que um bom planeamento ou calendário para organizar de maneira efetiva todo o que precisa fazer ou ter em conta ou também pode fazer um cronograma completo.
4. Respeite o orçamento proposto
Definir o orçamento disponível é fundamental, pois influi em todas as decisões. Assim, antes de começar o planeamento deverá definir com os responsáveis o valor a investir no evento.
5. Escolha um bom local para a organização de eventos
Um bom local é determinante para o sucesso do evento. Por isso, deve ter em conta que:
- Deve ser de fácil acesso para todos os públicos
- Deve ter facilidades de estacionamento ou de transporte coletivo
- Com segurança
- Com boa ventilação
6. Divulgue o seu evento
Para isso, pode trabalhar com profissionais do mundo da comunicação e marketing, pois conhecem melhor quais serão as estratégias e ferramentas adequadas para divulgar o evento.